Is boekhouden niet je sterkste punt? Voorkom deze 7 fouten

Raymond de Vries - 27-1-2021

Als ondernemer ben je goed in heel veel dingen, maar hoe is het gesteld met jouw boekhoud vaardigheden? Is boekhouden niet je sterkste punt? Uitbesteden is natuurlijk mogelijk. Je bent niet de enige ondernemer die zijn of haar boekhouding op het bureau van een accountant parkeert. Lekker makkelijk, dat wel. Maar is het de slimste beslissing voor je bedrijf?

Zelf doen dan maar?

Zelf je boekhouding doen geeft je meer inzicht in hoe het met de financiële gezondheid van je bedrijf gesteld is. Zonder dit inzicht kun je geen slimme beslissingen nemen. Toch blijft goed boekhouden een vak apart, wat je als ondernemer zult moeten leren. We zien dan ook vaak dezelfde fouten terugkomen.

In deze blog vind je de 7 meest gemaakte fouten in de boekhouding, zodat jij deze niet meer hoeft te maken.

1. Zorg dat je boekhouding op orde is

Het lijkt een inkoppertje, maar toch zul je niet de enige ondernemer zijn die de boekhouding niet op orde heeft. Je hebt als ondernemer al genoeg aan je hoofd. De boekhouding wordt daarbij gemakkelijk onderaan de to-dolijst gezet. Want ook die boekhouding is een behoorlijke lijst op zich. Je moet al je uren bijhouden, je gereden kilometers, facturen en ook die schoenendoos met bonnetjes inboeken.

Laat dit niet te lang liggen en kies een vast moment om je boekhouding bij te werken. Zo voorkom je paniek tegen de tijd dat ‘opeens’ de kwartaalaangifte eruit moet of je aangifte inkomstenbelasting gedaan moet worden.

Tip: Kies een modern boekhoudpakket waarin veel werkzaamheden geautomatiseerd zijn. Dat scheelt je veel tijd en voorkomt fouten. “Ga ondernemen met het Excellent gevoel.”

2. Zorg dat je facturen kloppen

Het zal je misschien verbazen, maar met het versturen van facturen gaat er nog weleens wat mis. Verkeerde btw-tarieven, niet kloppende data of ontbrekende informatie bijvoorbeeld. Dit is niet alleen een probleem voor je eigen administratie, maar het kan je zelfs een boete opleveren van de Belastingdienst, als je facturen niet alle vereiste gegevens bevatten.
Met een modern boekhoudprogramma wordt de kans op fouten kleiner, maar ook dan zul je goed op moeten letten. Je bent en blijft altijd zelf verantwoordelijk voor je boekhouding.

3. Ga zorgvuldig om met de btw

Fouten maken met de btw kunnen je duur komen te staan. Let er daarom op dat je altijd het juiste btw-tarief hanteert voor de goederen en diensten die je verkoopt. Let ook goed op het btw tarief op ontvangen facturen. Heb je te maken met het hoge of lage tarief of zelfs het 0% btw. Zorg dat de btw altijd vermeld staat op je ontvangen facturen, anders mag je de btw niet verrekenen.

De meeste ondernemers moeten vier keer per jaar hun btw-aangifte doen. Dit is je eigen verantwoordelijkheid. Zorg dat je financiën op orde zijn, zodat je alles netjes en op tijd in kunt voeren.

4. Hou geld apart voor de belastingdienst

Het factuurbedrag dat je op je rekening krijgt is niet helemaal voor jou. Het btw bedrag zul je moeten afdragen bij de btw-aangifte. Daarnaast zul je ook inkomstenbelasting moeten betalen. Zet dus in ieder geval het btw bedrag apart en reserveer geld voor de belasting. Hoeveel geld je precies apart moet zetten hangt af van de winst die je maakt. Er is een algemene regel die zegt dat je een derde moet reserveren voor de belasting, maar dit klopt niet voor ieder bedrijf.

Zorg er daarom voor dat je inzicht hebt in je cijfers, zodat je precies weet wat je terug moet betalen. Je zou de eerste ondernemer niet zijn die het bedrag, dat bestemd is voor de belasting, net geïnvesteerd heeft. Een domme keuze die je onnodig veel geld kan gaan kosten. Dat was je niet overkomen als je slim met je boekhouding was omgegaan.

5. Verwerk de kosten juist in je boekhouding

Als je voor een opdrachtgever werkt mag je de kosten doorberekenen. Maar ook over deze kosten moet je btw rekenen. Meestal is dit 21%, onafhankelijk van de aard van de kosten. Zo reken je over een lunch die je mag declareren ook gewoon 21%, als dit het tarief is wat jij hanteert voor jouw werkzaamheden.

6. Zakelijk en privé gescheiden houden

Als zelfstandig ondernemer ben jij je bedrijf. Toch is het niet slim om zakelijk en privé te mixen. Hou je zakelijke en privé bankrekening vanaf het begin af aan gescheiden. Doe geen persoonlijke uitgaven vanaf je zakelijke rekening en andersom. Het levert je vooral een hoop extra werk en gedoe op. De kans dat je fouten gaat maken is groot.

7. Ben jij op de hoogte van alle aftrekposten en regelingen?

Als je zelf je boekhouding bij wilt houden is het handig om op de hoogte te blijven van alle aftrekposten en regelingen. Daarmee kun je flink wat belasting besparen. Als ondernemer mag je gebruikmaken van allerlei aftrekposten waarmee je jouw winst kunt drukken. Zet ze slim in en je betaalt minder belasting.

Zorg daarom dat je op de hoogte bent van alle geldende regelingen, zoals de startersaftrek, zelfstandigenaftrek en kleineondernemersregeling (KOR).
Al dit soort voordelen wil je niet door je neus laten boren. ‘Gratis geld’ laat je natuurlijk niet liggen. Maar om nu zelf een hele studie te maken van de constant veranderende regels? Dat gaat je misschien ook wat te ver. Ondersteuning van een boekhouder is dan wel handig.

“Het liefst zou je de boekhouding uitbesteden zonder zelf de controle te verliezen, maar hoe doe je dat?”

Wel of geen boekhouder inhuren?

Om je bedrijf goed te runnen is het belangrijk dat je volledig inzicht hebt in je financiën. Je boekhouding uitbesteden betekent vaak het overzicht kwijtraken. Dat wil je niet, maar het allemaal zelf doen kost je veel tijd en energie.

Gelukkig kan het anders, met het innovatieve boekhoudplatform van Excellent Finance worden al je administratieve taken slim opgepakt, zodat jij er zo min mogelijk tijd aan kwijt bent. Nooit meer zelf bonnetjes inboeken, nooit meer belangrijke papieren kwijt zijn. Banktransacties worden automatisch gekoppeld aan facturen. En op je financiële dashboard vind je alles overzichtelijk terug.

Zo heb je het beste van beide werelden. Goedkoper, eenvoudiger en zonder gedoe. Je hoeft niet bang te zijn om fouten te maken, want wij kijken met je mee en beantwoorden al je vragen.
Dus is boekhouden niet je sterkste punt? Besteed het uit, maar hou zelf de touwtjes in handen.

Ga ondernemen met het Excellent gevoel!